Standardsoftware ist eigentlich grundsätzlich gut. Aber wann genügt sie nicht mehr unseren Anforderungen? Wann braucht es eine maßgeschneiderte Lösung oder gar eine individuelle Softwareentwicklung, um den Arbeitsalltag wirklich zu erleichtern?

Wir kennen das alle: Ein neuer Vorgang steht an. Man denkt nach, strukturiert den Ablauf – und landet bei einer Excel-Tabelle.
Diese Datei wird immer wieder hervorgezogen, wenn es um ähnliche oder gleiche Prozesse geht. Eine Art „Mini-ERP“ für den Eigenbedarf.

Es werden Daten abgelegt – in der Excel – und einzelne Tabellenfelder, mit Formeln hinterlegt, spucken erste Ergebnisse aus, die dann manuell in andere Anwendungen übernommen werden.

Manfred, Assistent der Geschäftsleitung bei der Papiertiger OHG („Wir machen Origami in Originalgröße“), nutzt eben seine Excel-Lösung, um Kundendaten zu erfassen, Telefonate zu dokumentieren und auch schon mal Rechnungssummen automatisch von Brutto auf Netto umzurechnen.

Jetzt ist die Excel-Datei aber so hilfreich, dass nicht nur Manfred damit arbeitet, sondern auch Gabi aus der Buchhaltung und Helmut im Vertrieb.

Oh je – die ersten Probleme mit Versionierung und Dateizugriff beginnen:
Wer hat die letzte Version bearbeitet? Welche Daten wurden verändert? Stimmen die Informationen noch?

Mit dem Wachstum der Firma – Helmut stellt zusätzliche Außendienstmitarbeiter ein – wächst auch das Bedürfnis nach einer gemeinsamen Datenbasis. Aber:
Dürfen wirklich alle Mitarbeitenden direkt in die Datei schreiben?
Wie sieht es mit Berechtigungen, Datenschutz und Zugriffskontrolle aus?

Natürlich: Gesprächsinhalte und Kundenkontakte werden weiterhin fleißig in neuen Tabellenblättern dokumentiert. Nur gut, dass Manfred ein echter Excel-Nerd ist, der weiß, wie man Tabellenblätter oder Felder schreibschützt.

Sein neuestes Projekt: Die Daten aus dem Webformular der Firmenhomepage (Vorname, Nachname, E-Mail) sollen automatisiert in die Excel übernommen werden – mit einer cleveren SVERWEIS-Funktion zur Dublettenprüfung.
Eine individuelle Schnittstelle zur Webseite wäre vielleicht besser, denkt er kurz – aber dann ruft die Pflicht.

Doch da greift Holger, der Geschäftsführer, ein:
Die Datei war mal hilfreich – keine Frage. Aber mittlerweile gibt es zu viele Versionen auf dem Laufwerk, die Datei ist instabil, Außendienstmitarbeiter haben sie kaputtgespeichert, und der Informationsfluss ist unterbrochen.

Was sich in den Wochen davor abgespielt hatte, war symptomatisch für ein wachsendes Unternehmen, das auf ein Werkzeug setzte, das dafür nie gedacht war.

Daten waren verschwunden – schlicht überschrieben, gelöscht oder falsch einsortiert.
Ein Außendienstmitarbeiter hatte versehentlich eine ältere Version abgespeichert und damit die Arbeit mehrerer Tage überlagert.
Kundennamen wurden doppelt geführt, weil niemand nachvollziehen konnte, ob „Müller GmbH“ und „Müller GMBH“ dieselbe Firma waren.
Gesprächsnotizen gingen verloren, weil sie im falschen Tabellenblatt gelandet waren.
Ein Kollege hatte versehentlich eine Spalte verschoben – danach stimmten alle Bezugswerte der Formeln nicht mehr.
Ein anderer fügte ein neues Blatt ein, das niemand kannte – aber dennoch nutzte.

Die Folge:

• Kunden wurden doppelt kontaktiert, teils mit widersprüchlichen Informationen.
• Angebotsfristen liefen ab, weil Erinnerungsfunktionen fehlten.
• Eine Rechnung ging mit der falschen Adresse raus – dreimal.
• Und immer wieder wurde diskutiert:
• Wer hat was geändert – und warum?

Was ursprünglich als Excel-Datei zur Unterstützung gedacht war, hatte sich zum Engpass für Zusammenarbeit, Verlässlichkeit und Effizienz entwickelt.
Kein System, keine Nachvollziehbarkeit, keine gemeinsame Sprache – nur Spalten und gute Absichten.
Der Punkt, an dem Unternehmen umdenken

Was bei der Papiertiger OHG geschah, ist kein Einzelfall.
Excel ist in vielen Unternehmen das Schweizer Taschenmesser für alles:
• Tabellen
• Checklisten
• Projektpläne
• Datenbanken

Doch sobald mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten, wird es zur Blackbox: Wer hat wann was geändert? Welche Version ist aktuell? Welche Berechtigung hat wer?

Die Lösung liegt nicht in der Schuldzuweisung, sondern in der Erkenntnis:
Ein wachsendes Unternehmen braucht skalierbare, rollenbasierte Systeme – kein Dateisystem mit Makros, sondern eine maßgeschneiderte Webanwendung, die:

• strukturierten Zugriff erlaubt,
• Daten integriert (z.B. aus Formularen),
• Prozesse abbildet,
• Fehler vermeidet,
• und mit dem Unternehmen mitwachsen kann.
Excel ersetzt keine Software. Es überbrückt einen Mangel – solange, bis man sich eine Lösung baut.

Holger erkennt:

• Es braucht eine zentrale, datenbankgestützte Anwendung
• mit geregeltem Benutzerzugriff,
• einer automatisierten Dublettenprüfung,
• und einer Webschnittstelle zum Kontaktformular.

Er googelt:
„Alternative zu Excel für mehrere Benutzer“
„Individuelle Softwarelösung für Kundenverwaltung“
„Webanwendung erstellen lassen“
„Software für Zugriffskontrolle und Datenintegration“

Und genau das ist der Punkt, an dem viele Unternehmen stehen:
Die Grenze von Excel ist erreicht. Jetzt braucht es eine maßgeschneiderte Softwarelösung – ob als eigenständige Webanwendung, als Add-on zu bestehender Software oder als komplett individualisierte Anwendung.

Die Papiertiger OHG entscheidet sich, die Excel in den digitalen Ruhestand zu schicken – und Profis für Softwareentwicklung ins Boot zu holen.